Een Microsoft Teams vergadering: Thuiswerken op zijn best!

Geschreven door: Mauro op 7 oktober 2020

Microsoft Teams: Thuiswerken was nooit zo makkelijk

Om het coronavirus tegen te gaan nemen veel organisaties, net als Brainconsultant, verscheidende voorzorgsmaatregelen. Organisaties worden gevraagd om hun medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dit roept vele vragen op bij organisaties en medewerkers. Hoe werk je optimaal samen vanuit huis met je collega’s? Hoe zorg je ervoor dat de productiviteit binnen jouw organisatie bij het thuiswerken niet verloren gaat?

Wat is de oplossing voor effectief teamwork?

Microsoft Teams is ontworpen om teamwork te verbeteren en de samenwerking in uw hele organisatie te stimuleren, zelfs als uw personeel op afstand werkt (thuiswerken). Sinds de lancering in 2017 wordt Microsoft Teams nu gebruikt door organisaties van elke omvang, over de hele wereld, die het platform gebruiken om hun interne en zakelijke projecten van klanten soepel en efficiënt te laten verlopen. Als cloudgebaseerd platform is Microsoft Teams overal toegankelijk via de desktop- of mobiele applicatie en wordt het ondersteund op Windows, Mac, iOS en Android – alles wat je nodig hebt, is een verbinding met internet.

Als je je ooit hebt afgevraagd welke voordelen Microsoft Teams biedt dan ben je hier op het juiste adres…

Voordelen van het gebruik van Microsoft Teams voor extern werk

Microsoft Teams biedt veel voordelen voor externe werkomgevingen, waaronder de mogelijkheid om communicatie en samenwerking net zo effectief te houden als traditionele methoden.

Hier zijn enkele voordelen:

Video houdt mensen verbonden

Als werknemers thuiswerken, zullen velen de persoonlijke interactie missen die plaatsvindt in een kantooromgeving. Door video- en audiomogelijkheden van hoge kwaliteit te leveren, kan de impact aanzienlijk worden verminderd. Met Teams kunnen ze hun collega’s blijven zien, zij het in een virtuele omgeving. Of het nu gaat om een een-op-een videogesprek met een collega of een videovergadering met meerdere mensen op uw werkplek, Microsoft teams kan het ondersteunen.

Hulpmiddelen voor vergaderingen en planning

Microsoft Teams synchroniseert met uw agenda en haalt alle bestaande afspraken op, het geeft ook voorgestelde tijden weer waarop alle andere deelnemers tijd hebben. De Microsoft Teams-applicatie geeft je ook de mogelijkheid om te kiezen of de vergadering privé is of dat iedereen kan deelnemen; een bijzonder nuttige omgeving als u een vrijwillige training of brainstorm organiseert.

Nadat u een vergadering heeft gemaakt, kunnen zowel u als de aanwezigen over de vergadering posten in een aparte chat-thread, agenda’s opstellen en relevante documenten uploaden.

Hieronder vindt u een handige video die de vergader- en planningsmogelijkheden binnen Teams laat zien

Realtime samenwerking aan documenten

Werknemers kunnen eenvoudig samenwerken, mede-auteur zijn en documenten bewerken op hetzelfde moment als andere gebruikers binnen uw organisatie, wat zorgt voor effectief teamwerk. Gebruikers kunnen de belangrijkste documenten binnen elke werkruimte vastzetten voor snelle referentie door andere teamleden.

Microsoft Teams heeft een gratis versie

Een ander bijkomend voordeel is dat Microsoft Teams gratis gebruikt kan worden. Er wordt vaak gedacht dat er geen gratis versie van Microsoft Teams is en dat alleen betaald gebruikt kan worden, niets is minder waar.

Natuurlijk zijn er bepaalde features waar wel voor betaald moet worden, maar hieronder heb ik de gratis features van Microsoft Teams opgesomd:

  • Onbeperkt chatten en zoeken: Een effectieve manier van communiceren met je team
  • Een online Mircosoft Teams vergadering en videobellen
  • Opslag voor team- en persoonlijke bestanden: Profiteer van 10 GB opslag voor teambestanden en 2 GB opslag voor persoonlijke bestanden per persoon.
  • Realtime samenwerking met Office: Werk samen met behulp van de onlineversie van Office-apps, waaronder Word, Excel, PowerPoint en OneNote.
Meldingen

Bekijk vind-ik-leuks, @vermeldingen en berichten snel en gemakkelijk in de activiteits- en chatvensters. Meldingen kunnen ook worden gezien als filters om al het andere te zien dat voor u relevant kan zijn in de gesprekken. Door alle meldingen binnen het Teams-platform te houden, wordt uw e-mailinbox niet gebombardeerd en loopt u het risico dat u per ongeluk belangrijke e-mails overziet of verwijdert.

Vergaderingen en evenementen kunnen worden opgenomen. 

Ten slotte kan uw organisatie enkele activiteiten die u eerder organiseerde, blijven ondersteunen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld speciale evenementen heeft, zoals het sponsoren van seminars of voor educatieve doeleinden kunnen deze doorgaan in Microsoft Teams. De tool geeft je zelfs de mogelijkheid om virtuele vergaderingen en persoonlijke bijeenkomsten te combineren – en deze op te nemen met Stream, zodat iedereen er op elk moment toegang toe heeft.

Voor degene die al bekend waren met Microsoft Teams waren heb ik ook nog de nieuwe Microsoft teams-functies opgenoemd. Microsoft heeft nieuwe Teams-functies onthult ter gelegenheid van drie jaar van de dienst en doordat het dus een ongekende groei doormaakt te midden van de aanhoudende coronavirus-pandemie. De toename van de vraag met bijna 40 procent komt doordat veel bedrijven zich aanpassen aan werken op afstand. De nieuwe Teams-functies van Microsoft zijn ontworpen om vergaderingen op afstand te verbeteren en thuiswerken te stimuleren.

Nieuwe Microsoft-functies

  1. Microsoft heeft een nieuwe functie voor realtime ruisonderdrukking geïntroduceerd voor Teams-vergaderingen. Dit is vooral ideaal als u vanuit huis werkt en kinderen lawaai maken…
  2. Microsoft gebruikt nu ook kunstmatige intelligentie om automatisch achtergrondgeluid uit oproepen te verwijderen, waardoor de aandacht van uw microfoon wordt gevestigd op wat u daadwerkelijk zegt in plaats van op het geluid om u heen. Naast de functie voor ruisonderdrukking, heeft Teams nu ook een ‘hand opsteken’. U kunt ook eenvoudig op de knop klikken om een vraag te stellen in een drukke of grote vergaderingen.
  3. Tevens heeft Teams nu een offline modus voor het lezen van chatberichten en het opstellen van reacties wanneer er geen internetverbinding is. Er is ook de mogelijkheid om chats in aparte vensters te laten verschijnen, zodat u snel tussen gesprekken kunt schakelen.

Waarom Microsoft teams beter is dan haar concurrenten?

Microsoft is niet het enige bedrijf dat probeert te profiteren van werken op afstand. Concurrenten zoals Google en Zoom hebben ook een enorme stijging van de vraag gezien. Waarbij Zoom zelf de krantenkoppen haalde vanwege de creatieve manieren waarop mensen het gebruiken. Maar ook de andere kant van de medaille zag: Het bedrijf kampt, namelijk met grote privacy- en beveiligingsproblemen. Daarom lijkt Microsoft teams zich geen zorgen te hoeven maken over de enorme groei van Zoom.

Bij Microsoft zijn privacy en beveiligingsaspecten, nooit een bijzaak. Terwijl als je kijk naar de directe concurrenten een volledige focus ligt op het snel kunnen deelnemen aan een vergadering. Je merkt dat beveiliging en privacy een bijzaak zijn geworden. In de wereld van nu is dit natuurlijk een doodzonde, er wordt in die zin niet aan de consument gedacht. Er wordt alleen gedacht om hun platform van de ene op de andere dag een ware hit te maken. Op den duur krijg je er uiteindelijk ontzettend veel problemen mee, echte problemen.

Vond je dit een interessant artikel en wil je meer weten over de mogelijkheden die Microsoft Teams biedt? Neem contact met ons op en we zullen je alle ins-en outs erover vertellen! Ons persoonlijk spreken? Dat kan ook! Neem gerust contact met ons op via +31 (50) 211 07 17 of  info@brainconsultant.nl.  We maken graag kennis met je!

Benieuwd naar andere gerelateerde artikelen, neem een kijkje op onze nieuws pagina!

Auteur: Mauro Cardinaal
Artikel over: Microsoft Teams vergadering

Copyright © Brainconsultant

Neem contact met ons op!
Elke werkdag van 8:30 t/m 17:30