Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein

Over de functie

Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein gezocht!

Draag jij met je secretariële, organisatorische en administratieve kwaliteiten graag bij aan een krachtige inclusieve (lokale) samenleving, waarin iedereen meetelt en meedoet? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen
Als Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.

1.    Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein

• Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;
• Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
• Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen;
• Beheren van de mailbox van het Projecten, verzorgen van correspondentie i.o.m. de projectleider

2.    Frontdienst

• Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;
• Afhandelen van de Interne Postbus en fysieke poststukken van het Sociaal Domein;
• Telefoonbeheer van het Sociaal Domein;
• Afhandelen van facilitaire verzoeken, zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc..

3.    Agendabeheer

• Verzorgen van het agendabeheer van managers en teamleiders;
• Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
• Interne afspraken inplannen indien het gaat om complexe agenda’s.

4.    Verzorgen vergaderingen

• Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
• Notuleren bij interne vergaderingen met een spoedeisend karakter;
• Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij indien gewenst faciliteiten;
• Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelt de bijbehorende stukken en zend deze naar de deelnemers van de betreffende vergadering;
• Bewaken van actielijsten.

Jouw profiel

Wie ben jij als Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein 

Jij bent als Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein een representatief type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je bent stressbestendig, voelt je verantwoordelijk voor het team, bent proactief én flexibel. Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel). Daarnaast kan je snel schakelen, werk je nauwkeurig en heb je een zelfstandige werkhouding.

Wij vragen iemand met een afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau en werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken. Daarnaast verwachten we dat je in staat bent om je werkzaamheden goed te plannen en te organiseren.

Ons aanbod

Wat bieden wij een Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein 

• Salaris: €2666/€3784 (fulltime), op basis van CAO gemeente schaal 7;
• Duur: 08-04-2024/30-06-2024
• Uren: 36 uur per week
• Locatie: Leeuwarden

Informatie

Waar ga je werken als Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein 
Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden sector Bedrijfsvoering en Advies.
Het secretariaat bestaande uit 7 leden zorgt gezamenlijk ervoor dat de managers en medewerkers van de dienst worden ondersteund. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één e-mail box. Zij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren.

Meer informatie over de opdrachtgever? Klik hier!

Herken je jezelf in het profiel van gemotiveerde financieel medewerker? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet!

Was dit toch niet de vacature die je zocht? Ga dan naar onze vacaturepagina om te kijken of daar iets voor je tussen zit!