Ervaren Projectassistent / Secretaresse

Over de functie

Projectassistent / Secretaresse gezocht

Bij Sociaal Domein Fryslân zoeken wij tijdelijk voor een half jaar voor het ondersteunen en het ontlasten van het secretariaat een beslist ervaren ‘Secretaresse Plus’. Een collega die hands on meewerkt op de going concern en die tevens als primus inter paris  als office manager op kan treden.

Wat ga je doen als Projectassistent / Secretaresse

Als projectassistent & secretaresse ben je de spin in ’t web van SDF. Je bent verantwoordelijk voor het volgende:

• Agendabeheer;
• Je verzorgt het agendabeheer van managers, directieleden en enkele medewerkers waar sprake is van complexiteit in de agenda’s;
• Maakt desgevraagd afspraken en ziet er op toe dat de benodigde bescheiden verspreid worden;

Mailbox secretariaat/ Telefonie/ Post in/post uit

• Projectassistent / Secretaresse beheert zelfstandig de mailbox van het secretariaat SDF, Projectmailboxen, Interne Postbussen van diverse sectoren: handelt alle binnenkomende vragen af en verzorgt correspondentie;
• Zorgt in overleg met betrokkenen voor de verspreiding en afhandeling van in- en uitgaande stukken;
• Projectassistent / Secretaresse zorgt voor registratie, signalering, rappelleren binnen het geautomatiseerd documentatiesysteem;
• Zorgt waar mogelijk voor standaardisering, protocollen e.d. de postbehandeling betreffend;
• Redigeert desgevraagd zelfstandig brieven/stukken.

Organiseren bijeenkomsten (agenderen, voorbereiden, notuleren)

• Projectassistent / Secretaresse notuleert en verstuurt stukken voor overleggen en plant vergaderdata en-tijdstippen;
• Regelt vergaderruimten en –faciliteiten;
• Stelt in overleg met de voorzitter de agenda’s en uitnodigingen samen, verzamelt de bijbehorende stukken en zend deze naar de deelnemers van de betreffende vergadering;
• Bewaakt actielijsten;
• Organiseert en notuleert overleggen met externe stakeholders, congressen en informatiebijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen, bewaakt de voortgang.

Facilitaire zaken 

Ontvangst bezoekers SDF

• Staat bezoekers/klanten te woord en verwijst hen eventueel naar medewerkers

Administratieve ondersteuning Leden Management team 

Projectassistentie aan projectleiders en medewerkers SDF 

• Verleent (secretariële) ondersteuning bij projecten;
• Bewaakt desgevraagd de voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
• Beheert de mailbox van Projecten, verzorgt i.o.m. de projectleider correspondentie;
• Levert in overleg met collega’s inhoudelijk bijdrage aan en verbetering van  de
• dienstverlening of administratieve processen;
• Draait de Frontdienst samen met het team, verleent collegiale ondersteuning en begeleidt desgevraagd stagiaires.

Organiseren Personeel uitjes 

Jouw profiel

Wie ben jij
Jij bent als Projectassistent / Secretaresse een representatief type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je bent stressbestendig, voelt je verantwoordelijk voor het team, bent proactief én flexibel. Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word en Excel). Daarnaast kan je snel schakelen, werk je nauwkeurig en heb je een zelfstandige werkhouding.

Wij vragen iemand met een afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op MBO+ niveau en geruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretarieel taken. Daarnaast verwachten we dat je in staat bent om je werkzaamheden goed te plannen en te organiseren.

Ons aanbod

Wat bieden wij
Wij bieden een uitdagende, afwisselende en verantwoordelijke baan met een enthousiast team van collega’s.
Bij SDF worden je ideeën en initiatieven op prijs gesteld en krijg je ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.

• Salaris: €2255 t/m €3301, schaal 7 (conform CAO);
• Locatie: Leeuwarden;
• Uren: 24 t/m 32;
• Duur: 31-3-2023 t/m 31-12-2023

Informatie

Waar ga je werken
SDF is de organisatie die voor de 18 Friese gemeenten het regionaal beleid en de regionale inkoop van Jeugdzorg en WMO verzorgt. SDF en de Friese gemeenten werken hierin nauw samen.
SDF is organisatorisch ondergebracht bij de gemeente Leeuwarden. Het team Jeugd bestaat uit zeven enthousiaste harde werkers met hart voor de Friese jeugd.

Voor meer informatie over de gemeente Leeuwarden, klik hier!

Was dit toch niet de vacature die je zocht? Klik dan hier en keer terug naar onze vacaturepagina!